【幕後】如何成為好助理

 

2020/11/17    ►►►
之前在追<SUITS>的時候,常提起的不是律師反而是唐娜。而且從此戲稱助理為唐娜接著,
有幾位正在做秘書或是正在面試行政助理的朋友們,來問我說,
你覺得怎麼樣是一個好助理?

這件事就一直被我放在心上。想要好好分享。
先說,我自己是很糟糕的助理
這是當我開始有助理之後才明白的。因為當時我太想成為造型師,
而且其實一入行就剛好有機會主導工作,於是乎,我在當助理的時期,不太被帶在身邊(應該是不好用的關係
常常就直接被派去單獨工作(這種比較好用)。
缺點就是我沒有太多跟著師工作的經驗,這讓我後來必須自己摸索很多很久。對於業界的潛規則也是經過多次教訓學習來的。
而優點就是因此我建立了自己的工作方式。
包含我培訓助理、帶助理的方式,也幾乎沒有過去的影子(因為過去根本沒太多被帶的經驗)。
 
所以接下來提到的「成為一位好助理」,都是我的唐娜們自己做到的成果。
她們讓我知道,喔~原來助理可以做到這樣
如果當初我有他們的三分之一就好,現在說不定我就是大師的首席徒弟了
另外,如剛剛所說我有自己的工作方式,所以我認定的好唐娜,其實也不一定符合這社會大部分的需求。
這也是這篇拖了一陣子的原因,但既然問我,我就是分享個人的經驗。
 
1.做到/補足我沒想到(沒空做、做不到)的事情。
最簡單的例子是側拍。
開始經營粉絲頁的初期,側拍是一件我覺得很矮油的事。做藝人,根本不可能拍照。我不知道怎麼在工作當中適當的側拍。
後來有幾次跟11工作,她就默默的幫我拍了幾張很可以用的照片(沒有客戶的素顏或怪表情,以記錄工作花絮為主)。
她等於是幫我建立了側拍的模式。
後來我也以類似的角度和方法,請其他助理側拍。
再來是建立工作默契。
我不喜歡助理等我發號施令(要等我講我已經自己做完了),所以我通常會在工作前,就先說好助理要做什麼。
通常也是比較獨立的工作內容,我不太需要別人在旁邊伺候我。
但助理沒事的時候要幹嘛呢?通常我會跟助理說,你可以坐著休息一下沒關係。但後來發現,唐娜們自己就會找事做。
側拍其實也是找事做的一種,你知道對方需要什麼,然後補上。
傳統就是遞夾子,這是最簡單的。
但AJ的可怕之處是,她不止遞夾子,她遞來的夾子,方向、彎度一定都是我要的。這是我工作好一陣子後才發現的事情。
她遞來的定型液,一定也都是我一拿就可以噴的方向。
我們後來甚至連上廁所的時間都有工作模式,通常我開工前會去上廁所,他開始做一些前置。然後他把髮型前置做好的時候也會去上一次。
這樣客戶一直有人照顧,也不用等、不會中斷工作流程,我們也都不需要憋尿(很重要)。
再來,這兩個時間點也是一個工作階段的開始/結束,洗個手(轉換心情),然後繼續。
橙子會在我去盯場的時候先吃飯,等我回到新娘休息室,她已經吃完然後在準備下一套禮服。
也是因為她的關係,我後來也都請新秘的助理依照這樣的分工,
這樣我回來吃飯的時候她已經在做準備,比起以前一起跟助理開動,反而會要匆匆忙忙吃完準備下一套。
看似工作以外的事情。
這部分我處理的很小心,因為我自己是個不喜歡當助理的人所以也極少要求助理做造型以外的工作。
最常見的就是買咖啡,我很少很少請助理幫我買,通常我會在家準備好。但說真的,沒有的時候,
真的非常需要助理幫忙跑個腿啊
但是講唐娜買咖啡就太遜了,AJ有陣子幫我處理紐約來的妝髮用品網購,幫我掃貨好用的海綿,以及找到了粉紅色的束線帶⋯⋯。
一些我很想要但是無力處理的事情,她都好像順便一樣的問我要不要。
懷孕之後我有讓自己尊貴一點除了不再提箱子,有次整天講座,中午吃完便當正要起身的時候,
莉蓉馬上接手說「我來收,妳休息」,也覺得雖不好意思但我真的滿需要的感謝
 
 
除了工作現場,百意草創時期小粉小喜Zoe 的專業貢獻,其實已經完全不在助理範圍,但也就是當時我最需要的幫助。
 
什麼,才寫1已經超長文
難怪這篇那麼難產。只好把標題加上(一)
成為唐娜的條件一就是要「觀察」。觀察被助理的人需要什麼、習慣什麼、喜歡什麼。但是,非常重要的
保有自己!
你看<穿著PRADA的惡魔>,Andy勝過Emily的重點就是再苦再難她還是保有自己(難保的時候就是離開的時候)。
如果你工作的人,只會要你完全依照他的方法做事,不可以有自己的想法,那麼他要的只是一個機器人而不是唐娜。
圖)百意的助理常常要處理荳不想做的文書工作
從定裝表到出一本書,甚至只是列印一份文件我都很感謝(印表機都欺負我啊!)
我通常用手寫、圖片溝通,請他們幫我作成我要的表格、圖檔或是,一本書
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